Excel-Reporting ablösen
Für eine Frage, die einmal gestellt wird, ist die Tabelle das schnellste Werkzeug im Haus. Für einen Bericht, der nach Plan wiederkommt, ist sie der falsche Ort: dasselbe Einfügen, dieselben Bezüge, die verrotten, dieselben fünf Kopien in fünf Postfächern. Dieser Teil zieht um. Der Rest bleibt bei Ihnen.
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Die Bruchstellen
Vier Exporte ziehen, untereinander einfügen, die Spalte reparieren, die wieder als Text ankommt. Die Arbeit ist in jeder Periode dieselbe, sie beginnt erst, wenn die Quellen geschlossen sind, und sie wird nie früher fertig.
Jemand fügt eine Zeile ein, benennt ein Blatt um, verschiebt die Mappe in einen anderen Ordner. Die Formel liefert weiterhin einen Wert – nur nicht mehr denselben. Am Bildschirm sagt das niemand.
Dienstag verschickt, Mittwoch korrigiert, Donnerstag weitergeleitet mit einem Hinweis im Begleittext. Welche Datei in der Sitzung gilt, hat noch kein Dateiname beantwortet.
In einer Zelle steht eine Zahl, die alle weitersagen. Aus welcher Quelle sie stammt, welche Zeilen herausgefiltert wurden und von welchem Tag der Stand ist, weiß eine Person – und das nur bis zu deren nächster Urlaubswoche.
So läuft der Umzug
Wählen Sie den einen wiederkehrenden Bericht, der die meisten Hände kostet, und schreiben Sie auf, was er beantworten muss. Eine Liste mit zwanzig Berichten bleibt liegen; ein Bericht, der von selbst läuft, überzeugt die Leute, denen die anderen neunzehn gehören.
Datenbanken, Cloud-Dienste und Dateien werden dort gelesen, wo sie ohnehin liegen – über 140 Konnektoren, kein Export dazwischen. Auch Excel und CSV sind Konnektoren: Eine Tabelle, die jemand bewusst pflegt, darf Quelle bleiben. Steht ein System nicht auf der Liste, sind die ehrlichen Wege eine Sicht auf die Datenbank dahinter, eine ODBC-Verbindung oder ein geplanter Export, den der Bericht aufnimmt.
Was über fünfzehn Formeln gewachsen ist, wird zu einer Handvoll berechneter Felder im Modell – einmal definiert, überall verwendet. Dafür gibt es eine eigene Seite: Datenaufbereitung.
Aus dem Bericht wird eine Adresse, die man öffnet, gebaut wie ein Dashboard, mit Aktualisierung nach Zeitplan. Wer ihn im Postfach will, bekommt ihn nach Plan; wer eine Datei braucht, exportiert sie. Weitergeleitet wird kein Stand mehr.
Was das Rechnungswesen zuerst fragt
Nein, und Sie sollten es nicht. Für die Frage, die einmal auftaucht, und für die letzte Meile ist Excel ungeschlagen: die Arbeitskopie, das schnelle Was-wäre-wenn, das Blatt für die Prüfung. Um was es geht, ist das wiederkehrende Zusammenbauen ringsherum. Und weil Excel hier ein Konnektor ist, darf eine gepflegte Tabelle Datenquelle bleiben.
Dann sagen wir das, statt einen Konnektor zu versprechen. Drei Wege funktionieren heute: eine Sicht auf die Datenbank hinter diesem System, eine ODBC-Verbindung oder ein Export, den das System nach Zeitplan schreibt und den smartlife BI als Datei liest. Alle drei beenden das Abtippen und Kopieren von Hand – den Teil, der weh tut.
Meist die Person, die sie geschrieben hat, und schneller als gedacht – ein berechnetes Feld entsteht in der Oberfläche, nicht im Code. Von gewachsenen Formeln bleiben erfahrungsgemäß drei echte Regeln übrig, dazu ein Jahrzehnt Ausnahmen, die längst niemand mehr braucht.
Die bekommen sie. Der Bericht lässt sich exportieren, und eine geplante E-Mail kann ihn mitbringen. Der Unterschied liegt in der Herkunft: ein Export aus dem aktuellen Bericht statt einer Kopie, die ab dem Versand auseinanderläuft.
Schicken Sie uns den Bericht, den Sie am häufigsten neu bauen. Wir verbinden gemeinsam eine seiner Quellen, und Sie sehen die erste Fassung, die sich selbst aktualisiert.